home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fritz: All Fritz / All Fritz.zip / All Fritz / FILES / BUSINESS / LITECOST.LZH / LTCOST.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-01-25  |  14KB  |  303 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                        LITE COST
  5.                                       Version 1.0
  6.  
  7.              This program is designed to maintain miscellaneous costs to
  8.         practically any type of item needed.  The costs are also grouped so
  9.         as to maintain their costs by category.  Program maintains cost data
  10.         by period as well as to-date.  Various reports are generated so costs
  11.         can be monitored as needed.  Give the program a try.  It's the type
  12.         of program that may be useful for many cost purposes.
  13.  
  14.              The program uses auto lookup tables for ease of use.  Sample
  15.         records are included to show the versatility of the program.  Check
  16.         the use of the keyboard keys below and then give it a try.  You may
  17.         want to simply go to the report menu option and print the reports
  18.         so as to get a better idea of it's uses.
  19.  
  20.              Requirements for this program are 512k ram, hard disk and color
  21.         is recommended.  A proper CONFIG.SYS file must also be in the root
  22.         directory for the added files and buffers needed by the program.  If
  23.         you have problems running the program, see CONFIG.SYS below.  The
  24.         program should be placed in a separate directory as several files
  25.         are generated by the program.
  26.  
  27.              Please read the following instructions for using the program.
  28.         Once you are familiar with the use of the various keyboard keys used
  29.         in the program, you should be well on your way.  You will also need
  30.         to become familiar with the automation built into the program.  For
  31.         example;  the program will automatically present a data entry screen
  32.         when a file has no records in it, otherwise a record table will be
  33.         displayed for further data entry.
  34.  
  35.              Please feel free to make copies of this program for anyone who
  36.         may have need of it.
  37.  
  38.              If you like this program, registration is 21.95.  You will then
  39.         be sent the registered version of the program.  It offers the option
  40.         of sending the item and group cost reports to a file where they can
  41.         viewed or changed with your editor.  It also allows for single item
  42.         cost reports as well.
  43.  
  44.                                        I. J. Smith
  45.                                        9795 Rustling Oaks
  46.                                        Baton Rouge, La. 70818
  47.  
  48.  
  49.  
  50.                                FUNCTION KEY USAGE
  51.  
  52.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  53.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  54.        A description of the action will appear in this window such as
  55.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  56.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  57.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  58.        add records by being situated where you want to add the record...
  59.        thus the use of the INSert key.  The program will still place the
  60.        new records in the proper order.
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                    KEY       FUNCTION
  71.                  -------     ---------------------------------------------
  72.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  73.                              automatically be inserted in proper position.
  74.  
  75.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  76.  
  77.                  ENTER       Used for changing highlighted records or to
  78.                              select items from data entry prompts.
  79.  
  80.                  ESC         Cancel or exit.
  81.  
  82.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  83.                              one at a time.
  84.  
  85.                  PgUp        Displays previous window of records.
  86.  
  87.                  PgDn        Displays next window of records.
  88.  
  89.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  90.  
  91.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  92.  
  93.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  94.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  95.                              program will try to highlight the record or the
  96.                              nearest one found.  Where appropriate, these
  97.                              fields are located in the upper left areas of
  98.                              the record table displays.
  99.  
  100.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  101.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  102.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  103.        step thru the data fields.  If your data is correct, you can also
  104.        press CTRL ENTER and not have to step thru the fields.
  105.  
  106.             Lookup fields are also used thru-out the program.  If prompted
  107.        for an account number for example, most choices will be displayed in
  108.        a table format.  Use the keyboard keys as described above to highlight
  109.        your choice and press Enter.  If desired, records can be added to the
  110.        table at this time by simply pressing the INSert key.  You do not have
  111.        to exit the data entry screen in order to add new records.
  112.  
  113.             Some individual report choices will also allow you to enter your
  114.        selection.  You can force a table selection by simply pressing Enter
  115.        with a blank selection.
  116.  
  117.                                   FIRST TIME USERS
  118.  
  119.              The first thing you will need to do is establish your cost
  120.        items.  The program identifies each item by it's number and the
  121.        description.  Items are also kept sorted by these fields.  You may
  122.        use letters in your numbers as well.  Each item and it's associated
  123.        cost records must be assigned the same number.  Since you will want
  124.        your primary item to appear first, simply use the plus (+) letter
  125.        in the beginning of the first description.  This will help keep the
  126.        item sorted in the first position.  Program design allows you to
  127.        enter and post transactions to the primary items as well as other
  128.        associated cost records.  This also makes it easier for transaction
  129.        selections with the displayed table.
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.             When entering new items you will be prompted for the group cost
  137.        description to be used for the item.  You can add new group items by
  138.        simply pressing the INSert key when the table is displayed.  You can
  139.        also add, change or delete them from the main menu as well.
  140.  
  141.             The group items also maintain the unit descriptions to maintain
  142.        properly reflected costs in the reports generated.  These can be used
  143.        for such descriptions as 'Each', 'Pair', 'Doz', 'Lbs', etc.  You do
  144.        not have to use a unit description if not desired.
  145.  
  146.             After items are established, costs are then entered and processed
  147.        by transaction entries.  The first option of the main menu is used for
  148.        this purpose.  A transaction menu will then be presented for entries,
  149.        report listings of the entries and the final step of processing these
  150.        entries to the proper cost items.  Once processed, these entries will
  151.        no longer exist and the transaction reports should be kept for record
  152.        purposes if needed.
  153.  
  154.             Each transaction entry is assigned a unique number so as to keep
  155.        each entry in the order of entry.  This makes it easier to find and
  156.        make corrections as needed.  Use the reports for checking entries for
  157.        possible errors.  The reference field can be very useful for this
  158.        purpose.  You could use this for an invoice or ticket number from
  159.        your purchases.  The report by reference could then be used for fast
  160.        checking.
  161.  
  162.             The reference field could also be used to check out transfers
  163.        from one cost item to another as described in the beginning of the
  164.        program.  Each transfer could be easily checked from the report by
  165.        references.  To enter minus quantities and amounts, simply press
  166.        the minus key instead of the Enter key after your numeric entries.
  167.  
  168.             Try to use quantities whenever possible as unit costs are
  169.        generated in most of the reports.  Obviously, this could be a very
  170.        useful feature to monitor various costs.
  171.  
  172.             After the transactions have been checked and are ready for
  173.        posting, choose the process option from the menu.
  174.  
  175.             After processing, use the Report Menu option from the main menu
  176.        for further reports reflecting the quantities and amounts posted.
  177.        These reports will also reflect the last date transactions were
  178.        posted.  This date is from the transaction record date and does not
  179.        necessarily reflect the actual date of posting.
  180.  
  181.  
  182.                                      REPORTS
  183.  
  184.             The best way to decide which reports you need are by trying each
  185.        one and become familiar with them.  They are all straight forward and
  186.        the data generated should be no problem to interpret.  They will
  187.        reflect the quantities and amounts for the period as well as to date.
  188.        Most reports will also generate the unit costs as well.
  189.  
  190.             The Full Items report will print all items and will subtotal
  191.        each item number.  It will also use the first item quantity (which
  192.        should be your primary item) and print the unit cost to date.
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.             The Group Cost option will print a summary cost report of each
  203.        group.  It will also total all period and todate costs as well.  Unit
  204.        costs will also be printed.
  205.  
  206.             The Single Group option will print a detailed report of all items
  207.        in a group.  This can be especially useful to print the primary items
  208.        with their original costs.  It will also print the average unit costs
  209.        to date.
  210.  
  211.             Additional file listings are also provided.
  212.  
  213.  
  214.                                    RESET PERIOD
  215.  
  216.             The period quantities and amounts can be reset to zeroes with
  217.        the Reset Period option from the Main Menu.  This allows you to keep
  218.        the information for any period you wish to use...weekly, monthly,
  219.        quarterly, annually, etc.
  220.  
  221.  
  222.                                   SCREEN BLANKER
  223.  
  224.              The program has a built in feature that will blank the monitor
  225.         screen after 10 minutes of inactivity.  This feature is to help
  226.         protect your screen from burn in.  Simply press one of the arrow
  227.         keys to refresh the screen display.  The feature should be most
  228.         welcome for this type of program as many users will want to leave
  229.         the program loaded for it's point of sale invoice option.
  230.  
  231.  
  232.         - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
  233.  
  234.                                   CONFIG.SYS file
  235.  
  236.             As stated above, the program will not work without a proper
  237.        CONFIG.SYS file in your root directory.  It should contain lines of
  238.        code such as:
  239.                         files=24
  240.                         buffers=16
  241.  
  242.             You can use your editor to check for these lines of code.
  243.        You can check for this files existence by simple entering
  244.        TYPE CONFIG.SYS  at the prompt of your root directory.  If
  245.        DOS returns a file not found message, you can copy the CONFIG.DTA
  246.        file included with this application.  After it has been copied into
  247.        your root directory, rename it CONFIG.SYS.  You must restart your
  248.        system for this file to take effect.
  249.  
  250.             The use of some large menuing programs may also create
  251.        problems with this program...it needs the memory.  Try running the
  252.        program directly from the DOS prompt if you run into any problems.
  253.  
  254.             If you have a color system and the program does not come up
  255.        in color, try entering  MODE CO80  at the DOS prompt just prior
  256.        to running the program.
  257.  
  258.                                  - - - - - - - - -
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.             Experiment with the program.  It's simple but effective.  This
  269.        also makes it very easy to use.  Farmers could find it useful to keep
  270.        up with the costs of livestock until ready for market;  various feed
  271.        costs could be kept in inventory records and costs transferred as
  272.        needed, etc.  Other uses could be small scale manufacturing costs,
  273.        various equipment or asset costs, interest on loans, developments...
  274.  
  275.             Feedback is welcome.
  276.  
  277.  
  278.          ================================================================
  279.                                      DISCLAIMER
  280.          ----------------------------------------------------------------
  281.          USER ASSUMES ALL LIABILITIES IN THE USE OF THIS APPLICATION. DUE
  282.          TO THE NATURE OF THIS PROGRAM AND THE MANY VARIOUS COMPUTERS AND
  283.          OPERATING SYSTEMS BEING USED, IT IS THE USER'S RESPONSIBILITY TO
  284.          INSURE THE FITNESS OF THE PROGRAM FOR IT'S INTENDED PURPOSE. THE
  285.          APPLICATION HAS BEEN TESTED.     HOWEVER, IT IS STILL THE USER'S
  286.          RESPONSIBILITY TO UNDERSTAND AND USE IT PROPERLY.  NO WARRANTIES
  287.          ARE EXPRESSED OR IMPLIED.  AS WITH ALL COMPUTERS, BACKUPS OF ALL
  288.          IMPORTANT DATA FILES SHOULD BE MADE PERIODICALLY.  THE SHAREWARE
  289.          CONCEPT ALLOWS YOU TO TEST A PROGRAM WELL.  MAKE SURE IT WILL
  290.          MEET YOUR NEEDS BEFORE REGISTERING.
  291.  
  292.          IF YOU HAVE ANY QUESTIONS ABOUT SHAREWARE PROGRAMS, CONTACT THE
  293.          AUTHORS BEFORE REGISTERING.
  294.          ================================================================
  295.  
  296.  
  297.              To print this file on your printer, enter the following at
  298.          the DOS prompt:
  299.  
  300.                                 COPY LTCOST.DOC PRN
  301.  
  302.  
  303.